オフィスレイアウトの事ならオフィスのはてな?

報告書の書き方

報告書の書き方のポイントとは?


読めば全てわかるようなまとまった文章

読んだ人が、書いた人に質問することなく状況を理解し、判子が押せるような、整理された状態の報告書が良い報告書と言えるでしょう。文章量や資料が多ければいいというものではありません。

まずは結論を述べること。そして、補足として資料を付けるのが◎。

だいたいは会社ごとによって、書式の雛形、フォーマットがあるので、それに添うように記述していけば大丈夫です。いざ報告書を書こうとした時に、フォーマットデータを持っていなかった、と焦る前に、事前に先輩や上司からデータをもらっておきましょう。また、今までの報告書などを見せてもらって、参考にしましょう。


たいてい、報告書は社内・社外で問題が起きた時に書くことが多いのですが、この「問題が起きたとき」というのが、仕事で一番重要なときです。状況を把握する意味でも、どうしてクレームがつくようなことが起こってしまったのか、を正確な事実で説明します。また、どのように対処するか、と会社に対し迷惑をかけたことにたいする謝罪を明記しましょう。


大事なのは、正確な情報とこれからどういう対策をしていくかであって 、体裁を整えるための書式ではないことを忘れてはいけません。



取引先へのお詫び状
基本の書式は左記のようなフォーマットにします。


本文記入例↓

謹啓 日ごろは格段のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 さて、このたびの○○につきましては、大変なご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。

 この一件は○○であったことが原因と、深く反省いたしております。

 今後はこのようなことのないよう万全の注意を払っていく所存でございますので、なにとぞご容赦いただき、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

謹白


※記以下には事故の経過と今後の対策を明記しましょう。

-


新入社員がミスをしたら

新入社員がミスをしてしまった場合は、できるだけ早く上司にそのミスを伝えましょう。新人がミスをしてしまった場合、その対処にあたるのは、当然先輩や上司です。また、事故処理は時間が勝負。いかに早く対処するかが、その後の損失やお客様の信用に大きく関わってきます。ですから、一刻も早く、ミスや事故の内容について報告する必要があります。

報告する際は、正確な情報を伝えます。それは、責任の所在を明確にするのとともに、どこに問題があったか、など、今後の対策をとるのに大きく影響してくるためです。

ですから、何が原因でミス・事故が起こったのか、もちろん明らかに外的要因が存在しているならその要因も含めた正確な情報、そして現在の状況、これらを正確に伝えられるようにしましょう。

それが済んだら、新人はあとはとにかく平謝り。下手な言い訳は絶対にしてはいけません。起こしたミスへの対処の仕方、ミスを起こしたことへの反省の度合い、そしてもう二度と同じミスを犯さないかどうか。周りは、それらを全て観察しています。

-

-