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Eメール・FAX送付のマナー-ビジネスマナー

EメールやFAXでも、戸惑うことが多い宛名の書き方。略称ではなく性格な名称を入れましょう。

会社や団体宛の場合は「御中」、役職名をつけた個人宛の場合は「様」、多数の個人宛には「各位」とします。

敬称のつけかた

株式会社△△御中  → 株式会社△△殿 ×

△△株式会社御中  → △△株式会社殿 ×

課長△△様  → △△課長様 ×

△△課長△△様  → △△課△△課長様 ×

△△先生  → △△先生様 ×



Eメール送信について

ビジネスでEメールを使う場合に最低限守る必要があるポイントとは?

1. メールの内容を表した簡潔な題名を入れる

2. 本文を書き始める際は、文頭に「○○会社 ○○様」と宛名を明記

3. 文末には署名を明記

4. m(_ _)m ←こうした顔文字などは入れない

5. 一日のうちでも、メールチェックはこまめに行う

6. 一行は30字程度にし、適度な改行を入れる

7. 初めてメールを送る方には、「です、ます」の使用など、特に丁寧な文章を心がけましょう

8. 返信する際の相手の言葉の引用には「>」マークを入れる

9. 添付ファイルは送る前に相手の方へ確認をとってから。見るためのソフトが入っているか、バージョンが関係してくるものであれば、合わせて確認しておきましょう。

10. 機種依存文字の使用は避けましょう。パソコンによっては、文字化けしてしまいます。


ビジネスでメールを使うメリットとは?

1. 送受信の記録を残すのに便利

2. 文章の校正をお願いするときなど、加工が行える

3. 同じ情報を複数人で確認できる。

※ただし、Cc(カーボンコピー)は知り合いの中だけで使用しましょう。Bcc(ブラインドカーボンコピー)を使うとアドレスを伏せるので、お客様と自社のグループに送るときは、Bccを使うのが望ましいでしょう。



FAX送信について

FAXは、上手に用いればとても便利。ただ、裏面を送ってしまったり、送り先を間違えたりというミスがあると、かえって迷惑になる場合があるので注意しましょう。


FAX送信時のチェックポイント

1. FAXを送ったとき、受け取り相手が一番に取るとは限りません。他の人に見られても、受け取り相手が困らない内容か確認しましょう

2. 送り先を万が一間違えた場合でも、トラブルを引き起こす内容は入っていないかチェック

3. FAXを大量に送るのはマナー違反。枚数が多くなる場合は、先に電話で確認をとりましょう。もし送信枚数が15枚を超えるようであれば、郵送にしましょう。

4. 必ずFAX送信票をつけましょう。事前に先輩や上司にFAX送信票のデータをもらっておきましょう。


FAX送信票の書き方

1. 社名・ロゴ…社名がわかるものを適度な大きさでつけましょう。イラストや個人的なマークをつけるのは×。

2. 相手先の記入…相手先の社名、部署、氏名を入れるスペースを作ります。送信番号も入れることで、送信ミスの対応に役立ちます。

3. 送信枚数…相手側が、受け取りのFAXが全て届いたか確認するのに役立ちます。「本状含めて○枚」のように、送信票も枚数に含めるのが一般的。

4. 自社の連絡先…送信元の社名、電話番号、FAX番号を明記します。必ず相手先よりも低い位置に入れましょう。

5. メッセージ記入欄…挨拶や送付の目的などを記入するスペースを設けましょう。



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