Eメール・FAX送付のマナー｜オフィスレイアウトのはてな？

Eメール・FAX送付のマナー-ビジネスマナー

EメールやFAXでも、戸惑うことが多い宛名の書き方。略称ではなく性格な名称を入れましょう。

会社や団体宛の場合は「御中」、役職名をつけた個人宛の場合は「様」、多数の個人宛には「各位」とします。

敬称のつけかた

株式会社△△御中 ○　→　株式会社△△殿 ×

△△株式会社御中 ○　→　△△株式会社殿 ×

課長△△様 ○　→　△△課長様 ×

△△課長△△様 ○　→　△△課△△課長様 ×

△△先生 ○　→　△△先生様 ×

Eメール送信について

ビジネスでEメールを使う場合に最低限守る必要があるポイントとは？

1.　メールの内容を表した簡潔な題名を入れる

2.　本文を書き始める際は、文頭に「○○会社　○○様」と宛名を明記

3.　文末には署名を明記

4.　m(_ _)m ←こうした顔文字などは入れない

5.　一日のうちでも、メールチェックはこまめに行う

6.　一行は30字程度にし、適度な改行を入れる

7.　初めてメールを送る方には、「です、ます」の使用など、特に丁寧な文章を心がけましょう

8.　返信する際の相手の言葉の引用には「＞」マークを入れる

9.　添付ファイルは送る前に相手の方へ確認をとってから。見るためのソフトが入っているか、バージョンが関係してくるものであれば、合わせて確認しておきましょう。

10.　機種依存文字の使用は避けましょう。パソコンによっては、文字化けしてしまいます。

ビジネスでメールを使うメリットとは？

1.　送受信の記録を残すのに便利

2.　文章の校正をお願いするときなど、加工が行える

3.　同じ情報を複数人で確認できる。

※ただし、Cc（カーボンコピー）は知り合いの中だけで使用しましょう。Bcc（ブラインドカーボンコピー）を使うとアドレスを伏せるので、お客様と自社のグループに送るときは、Bccを使うのが望ましいでしょう。

FAX送信について

FAXは、上手に用いればとても便利。ただ、裏面を送ってしまったり、送り先を間違えたりというミスがあると、かえって迷惑になる場合があるので注意しましょう。

FAX送信時のチェックポイント

1.　FAXを送ったとき、受け取り相手が一番に取るとは限りません。他の人に見られても、受け取り相手が困らない内容か確認しましょう

2.　送り先を万が一間違えた場合でも、トラブルを引き起こす内容は入っていないかチェック

3.　FAXを大量に送るのはマナー違反。枚数が多くなる場合は、先に電話で確認をとりましょう。もし送信枚数が15枚を超えるようであれば、郵送にしましょう。

4.　必ずFAX送信票をつけましょう。事前に先輩や上司にFAX送信票のデータをもらっておきましょう。

FAX送信票の書き方

1.　社名・ロゴ…社名がわかるものを適度な大きさでつけましょう。イラストや個人的なマークをつけるのは×。

2.　相手先の記入…相手先の社名、部署、氏名を入れるスペースを作ります。送信番号も入れることで、送信ミスの対応に役立ちます。

3.　送信枚数…相手側が、受け取りのFAXが全て届いたか確認するのに役立ちます。「本状含めて○枚」のように、送信票も枚数に含めるのが一般的。

4.　自社の連絡先…送信元の社名、電話番号、FAX番号を明記します。必ず相手先よりも低い位置に入れましょう。

5.　メッセージ記入欄…挨拶や送付の目的などを記入するスペースを設けましょう。